Guide · mis à jour en septembre 2026
Logiciel de réservation pour restaurant : le guide pour bien choisir.
Un logiciel de réservation n'est plus un simple agenda en ligne. Il décide qui s'assoit à quelle table, combien vous coûte chaque couvert, à qui appartient votre fichier client et, de plus en plus, comment la cuisine reçoit les commandes. Ce guide résume ce qu'il faut vérifier avant de signer — y compris chez nous.
1. Ce que fait vraiment un logiciel de réservation
Pour un restaurant, le logiciel de réservation remplit quatre rôles qui étaient autrefois séparés :
- Prendre les réservations en ligne, 24 h/24, depuis votre site, votre fiche Google ou un lien partagé sur Instagram — sans que vous décrochiez le téléphone pendant le service.
- Tenir le cahier : qui vient, à quelle heure, à combien, avec quelle remarque (allergie, anniversaire, chaise haute).
- Placer les clients : attribuer une table en tenant compte de la capacité, de la durée moyenne d'un repas et des tables qui peuvent être rapprochées.
- Garder la mémoire : l'historique de chaque client, ses préférences, ses absences, pour mieux l'accueillir et le faire revenir.
Les outils récents ajoutent le service en direct (un écran qui montre en temps réel qui est en retard, qui est à table, quelles tables se libèrent), la commande à table par QR-code et les écrans cuisine. C'est la direction qu'a prise Xenertec Réservation : un seul logiciel du premier appel à la fin du service.
2. Commission ou abonnement : le vrai coût
Deux modèles économiques dominent :
- La commission par couvert, pratiquée par les grandes plateformes de réservation. Chaque client qui réserve par leur intermédiaire vous est facturé, parfois même quand il vous connaissait déjà. Plus votre salle se remplit, plus la facture monte.
- L'abonnement fixe : un montant mensuel connu d'avance, quel que soit le nombre de réservations.
Faites le calcul sur votre propre salle : un restaurant qui prend 400 couverts par mois en ligne paie, avec une commission de quelques euros par couvert, bien plus qu'un abonnement mensuel. La commission peut rester intéressante si la plateforme vous amène réellement des clients que vous n'auriez jamais eus ; elle l'est beaucoup moins pour vos habitués.
Notre choix : 49 € HT par mois, tout compris, sans commission, sans engagement, avec 30 jours d'essai gratuit.
3. Les 8 critères qui comptent
- Les créneaux sont-ils calculés sur vos vraies tables ? Un widget qui accepte tout et vous laisse gérer les surréservations ensuite vous fait perdre du temps et des clients.
- Pouvez-vous limiter le flux ? Nombre de couverts maximum par créneau, durée de repas, fermetures exceptionnelles, liste d'attente.
- À qui appartient le fichier client ? Vérifiez que vous pouvez l'exporter (CSV) quand vous voulez, sans frais, et qu'il n'est pas utilisé pour recommander d'autres établissements à vos clients.
- Les e-mails partent-ils de votre adresse ? Une confirmation qui arrive au nom de votre restaurant inspire plus confiance qu'un message d'une plateforme.
- L'écran de service est-il lisible pendant le coup de feu ? Gros caractères, états clairs, un geste pour installer un client.
- Plusieurs rôles ? Le serveur n'a pas besoin de voir le chiffre d'affaires, le chef n'a pas besoin du fichier client.
- Quel accompagnement ? Qui configure votre plan de salle, qui répond pendant un service, en combien de temps.
- Que se passe-t-il sans connexion ? La plupart des logiciels en ligne ont besoin d'internet. Prévoyez une solution de secours (feuille du service imprimée en début de service).
4. Réduire les no-shows sans perdre de clients
Une table réservée et jamais occupée coûte un service entier sur cette table. Les leviers qui fonctionnent, du plus doux au plus ferme :
- La confirmation par e-mail : le client clique pour confirmer ; les réservations jamais confirmées sont repérables avant le service.
- Le rappel automatique quelques jours avant pour les réservations prises longtemps à l'avance.
- La liste d'attente : une annulation de dernière minute se remplit plus facilement.
- L'historique : un client qui ne vient jamais est signalé dans sa fiche ; à vous de décider de lui demander une confirmation téléphonique la prochaine fois.
- La précommande ou le prépaiement pour les soirées à forte demande, à utiliser avec parcimonie.
Mesurez ensuite : un bon logiciel affiche votre taux de no-shows par période, pour savoir si ce que vous avez mis en place fonctionne.
5. Plan de salle, carte QR et écran cuisine
Le plan de salle transforme le cahier en image : vous voyez d'un regard les tables libres, occupées, à nettoyer. Il doit se dessiner facilement (glisser-déposer) et gérer les tables rapprochées pour les grandes tablées.
La carte QR permet au client de consulter la carte et de commander depuis son téléphone, sans application. Vérifiez qu'elle affiche les allergènes, qu'un plat en rupture disparaît immédiatement et que la commande arrive au bon poste avec le numéro de table. Voir comment elle fonctionne chez nous.
L'écran cuisine (KDS) remplace les tickets papier : tickets triés par ancienneté, alerte sur ceux qui traînent, un geste pour marquer un plat prêt.
Plan de salle — capture réelle
6. Allergènes, caisse NF525 et RGPD
Les 14 allergènes
Le règlement européen INCO impose d'informer le client sur les 14 allergènes à déclaration obligatoire. Une carte numérique doit permettre de les indiquer plat par plat.
La caisse et la certification NF525
En France, un logiciel qui enregistre les règlements des clients doit être certifié (NF525 ou équivalent) — c'est l'article 286 du Code général des impôts. Un logiciel de réservation, de plan de salle ou de prise de commande qui ne fait pas l'encaissement n'est pas concerné. Avant d'utiliser la fonction caisse d'un outil, demandez son certificat. Chez nous, le module d'encaissement est en cours de certification et n'est donc pas encore proposé.
Le RGPD
Le fichier client est une donnée personnelle dont vous êtes responsable. Le logiciel doit agir en sous-traitant : ne pas réutiliser vos clients à d'autres fins, permettre l'export et la suppression, gérer la désinscription des e-mails marketing.
7. La liste de vérification avant de signer
- Le prix total par mois, commission comprise, calculé sur votre nombre de couverts.
- La durée d'engagement et les conditions de résiliation.
- L'export complet du fichier client, testé pendant l'essai.
- Une démonstration sur votre propre plan de salle, pas sur un exemple.
- Le temps de réponse du support pendant un service.
- Le certificat NF525 si vous comptez encaisser avec le logiciel.
- L'endroit où sont hébergées vos données.